Gửi hồ sơ hôn phối bằng bản scan qua mạng được không?

Hồ sơ hôn phối chậm nhất thường không phải vì thiếu giấy, mà vì giấy đang trên đường: một tờ chứng thư nằm trong phong bì đi từ tỉnh này sang tỉnh khác, rồi tờ kết quả rao đi ngược lại. Với đôi bạn ở xa nhau, quãng chờ ấy có thể tính bằng tuần. Văn bản chung năm 2024 mở thẳng một lối khác.

Nguyên văn cho phép điều gì

Điều khoản nằm ở phần cuối văn bản, và liệt kê rõ loại giấy:

Các hồ sơ hôn nhân: chứng thư, giấy giới thiệu, giấy rao, kết quả rao,... được phép gởi qua các phương tiện kỹ thuật số với các bản scan màu hoặc bản chụp ảnh, miễn là được làm một cách đúng đắn, rõ ràng.

Ba điểm đáng nhớ. Một, danh sách để mở bằng dấu ba chấm, nên không giới hạn ở bốn loại giấy kể tên. Hai, cả bản scan lẫn ảnh chụp đều được — không bắt buộc phải có máy scan. Ba, điều kiện duy nhất về hình thức là đúng đắn, rõ ràng: giấy phải đọc được trọn, thấy rõ chữ ký và dấu, không mất góc, không loá.

Điều kiện quan trọng nhất: gửi giữa hai văn phòng

Đây là chỗ dễ làm sai nhất, vì nghe "được gửi qua mạng" thì người ta nghĩ ngay tới việc tự chụp rồi gửi đi:

Phải được gửi trực tiếp từ văn phòng giáo xứ/giáo phận này đến văn phòng giáo xứ/giáo phận kia.

Nghĩa là việc gửi là việc giữa hai văn phòng, không phải việc của đôi bạn. Bạn không cầm ảnh chụp giấy rao của mình gửi sang giáo xứ bên kia; bạn đề nghị văn phòng giáo xứ gửi giúp.

Quy định còn có một vế nữa cho trường hợp nghi ngờ: khi có hồ nghi về sự giả dối, liên lạc với những người có thẩm quyền của đương sự. Đọc ba vế cùng nhau thì thấy logic rõ ràng — cho phép nhanh hơn, nhưng giữ nguyên đường đi chính thức, để nơi nhận luôn biết chắc giấy từ đâu tới.

Nguyên tắc ấy vốn đã có trong Bộ Giáo luật, ở chỗ quy định rằng khi người tiến hành cuộc điều tra không phải là cha sở sẽ chứng hôn thì phải thông báo kết quả bằng một văn thư chính thức. Điều 25 không đổi tính chính thức ấy, chỉ đổi phương tiện chuyển.

Việc này giúp ai nhiều nhất

• Đôi bạn ở hai tỉnh khác nhau — tờ rao và kết quả rao đi lại được trong ngày thay vì trong tuần. Đường đi của tờ rao xem ở hai người ở hai giáo xứ thì rao hôn phối ở đâu.
• Người đang ở nước ngoài — chứng thư và giấy xác nhận không phải chờ bưu phẩm quốc tế. Xem thêm Việt kiều về Việt Nam cưới.
• Người rửa tội ở một giáo xứ xa — chứng thư rửa tội gửi bản scan về được.
• Đôi bạn đang gấp lịch — bớt được đúng khoảng chờ khó lường nhất của cả thủ tục.

Cách đề nghị cho thuận

Khi tới văn phòng giáo xứ, thay vì hỏi "giấy này bao giờ tới nơi", bạn có thể nói cụ thể hơn: "Thưa cha, hồ sơ có thể gửi bản scan qua email từ văn phòng xứ mình sang văn phòng xứ kia được không ạ?" Câu ấy vừa nêu đúng cách làm được phép, vừa đặt việc gửi vào đúng chỗ của nó là giữa hai văn phòng.

Nếu nơi nhận vẫn muốn có bản giấy để lưu, hai cách đi song song được: bản scan đi trước cho kịp việc, bản giấy theo sau cho hồ sơ lưu.

Toàn bộ trình tự và các bước còn lại xem ở thủ tục cưới Công giáo; danh mục giấy tờ ở hồ sơ hôn phối gồm những gì.